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如今，很多信息可以通过电子信息通道进行传递。但对于一些重要的机要档案，由于其机要保密特性的要求，有很多无法通过网络直接传输，而必须以实物的方式进行传递、处理和保存，智能档案柜就是在这种趋势下应运而生的。
传统档案柜，即用来保存档案资料的柜子；是比较传统的保存档案的装具，通常是指带盖的箱子和有门的柜子。一般以木材或金属制成，有的还做成组合式，分开为箱，叠放成柜。
智能档案柜是结合智能档案管理软件的新型智能档案管理产品。借助它可以实现对档案的权限管理、定位管理、智能存取、智能盘点、在线监控等功能，同时对档案进行规范化、智能化、自动化管理。
智能档案柜相比传统档案柜优势更明显：
1. 系统控制
主柜柜机控制面板载有32寸触摸显示屏，用于对柜机实现操作，查询箱柜状态，保持正常运转。通过高科技技术对智能档案柜的系统进行设计、完善系统功能。
2.信息读取
具有IC刷卡器和扫描器。IC读卡器可读取市场上大多是协议的IC卡，扫描器支持条形码和二维码扫描。
3.身份认证
智能人脸识别，实现人脸抓取摄像，存储或者上传云端，可用于开箱存取文件，可以对存取操作全程记录，实时监管文件去向，并能对非法出库、逾期未还等情况自动报警，相较于传统档案柜安全性更高。
4. 硬件控制
锁控板上集成了电子锁以及格口LED灯箱控制，实时显示文件的存取状态。
5. 通讯模块
工控机配置网络端口，可外接网线实现远程联网。数据可保存在本地也可以上传网端，实现远程控制，省去手工登记盘点的步骤，有效提升了档案盘点和管理效率。
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